Entenda a relação do ERP e ciclo operacional

Em uma era de extrema competitividade, é no grau de eficiência da gestão produtiva/financeira que reside o frágil limiar que separa as organizações de sucesso das estagnadas. Essa gestão utiliza-se de inúmeros instrumentos gerenciais, muitos dos quais estão inseridos no chamado ciclo operacional.

Nas sequências que envolvem esse ciclo, é de fundamental importância que o fluxo de informações seja fluido e integrado, o que passa diretamente por um bom ERP. Neste artigo, você vai entender a íntima relação do ERP com um ciclo operacional eficiente. Continue acompanhando para conferir!

O que é ciclo operacional?

Esse é o período compreendido entre a identificação da necessidade de compra de matéria-prima — ou mercadoria a ser revendida — e a entrada do valor correspondente à venda do produto acabado. Quanto menor for esse ciclo, mais eficiente e sustentável será a empresa, já que ela não precisará recorrer ao capital de giro para organizar e liquidar suas atividades de manutenção.

O ciclo operacional engloba os ciclos econômico — tempo que a mercadoria fica na empresa, conhecido como tempo de venda — e financeiro — período que a companhia leva para receber dos clientes/pagar fornecedores.

Considerando que dentro dessa sequência estão atividades como controle de estoque, ação comercial e contas a pagar/receber, a presença de um ERP que integre todas essas informações é algo essencial, como dissemos na introdução.

Como calcular o ciclo operacional do seu negócio?

Vamos imaginar uma empresa que atue como varejista no setor de vestuário. Suponha que essa companhia compre tecidos em grandes feiras de tecelagem para posterior confecção de peças e revenda ao atacado.

Acompanhe atentamente essa sequência cronológica:

  • a empresa tem que esperar o ciclo bimestral dessas feiras para abastecer-se de matéria-prima. Ela compra a prazo, com pagamento em 100 dias;
  • necessita, posteriormente, de um período de mais 30 dias para produzir 200 peças;
  • demora mais 30 dias para revender suas peças às grandes distribuidoras do setor.

Nesse contexto, sobrarão apenas mais 40 dias para pagar o fornecedor a partir da venda: 100 dias para pagar – 30 dias para produção – 30 dias para venda = 40 dias restantes.

Tendo em vista que, uma vez realizada a venda, haverá somente mais 40 dias para liquidação dos débitos ao fornecedor e considerando que, na outra ponta, o prazo ofertado ao cliente para pagamento tenha sido de 90 dias, a quitação das dívidas junto aos fornecedores será feita 50 dias antes do recebimento da duplicata do cliente. Esse será o ciclo financeiro (lapso entre pagamento do insumo adquirido e entrada de receita de vendas).

Antes dele, há o ciclo econômico (tempo entre a compra dos insumos e a venda do produto acabado). No nosso exemplo, ele será de 60 dias (30 dias para a produção + 30 dias para a venda). Se adotarmos um conceito mais amplo de ciclo econômico, considerando o tempo entre a detecção da necessidade de compra de matéria-primaaté a venda da mercadoria, chegamos a 120 dias (60 dias para compra + 30 dias para produção + 30 dias para venda).

O ciclo operacional é a soma desse ciclo econômico mais amplo + o ciclo financeiro, ou seja, todo o período compreendido desde a necessidade da compra do insumo até a entrada de recursos no caixa (por força da venda do produto final). No caso dessa empresa hipotética, esse ciclo seria de 210 dias (120 dias, do Ponto de Pedido até a venda + 90 dias, da venda ao pagamento).

Qual é a ligação entre ERP e velocidade no fluxo de informações?

Você viu acima que esse ciclo operacional envolve o trabalho interdependente de departamentos distintos, como compras, estoque, setor produtivo, comercial e, por fim, financeiro/contábil.

O fluxo de informações nessa sequência de processos contínuos deve ser único, ágil e sem ruídos. Uma empresa que não utiliza um ERP de alta performance ou que permitiu, ao longo dos anos, o uso de sobrepostos e múltiplos sistemas legados — softwares diferentes para cada setor, todos antigos e sem integração — tende a proliferar erros por gaps de comunicação.

A descentralização de informações também pode provocar extravios de documentos, processos represados, falta de acompanhamento de pedidos, além, é claro, de equívocos quando a intuição se sobrepõe à automatização (por exemplo, no cálculo do Ponto de Pedido).

Um ERP promove integração, importação de dados (evita digitações sucessivas das mesmas informações), mobilidade (acesso a gráficos e relatórios via smartphone) e automatização (reduz trabalhos manuais e injeta mais velocidade em seus processos de negócio). Inteligência empresarial é crucial em uma era em que tendências mudam rapidamente.

É preciso ter controle dos indicadores de compras, estoques, vendas e registros contábeis para angariar dados em tempo real que subsidiam a tomada de decisões rápida e inteligente. Essa é a função de um sistema de gestão empresarial moderno (baseado em Big Data).

Como um ERP pode ajudar na otimização do ciclo operacional?

Um ERP impacta drasticamente o ciclo operacional da empresa de ponta a ponta, a começar pela inserção do timing preciso das necessidades de matéria-prima. Identificar o Ponto de Pedido ideal de cada insumo, por exemplo, não é tarefa simples, até pelo envolvimento de inúmeras variáveis, como série histórica de consumo, flutuações sazonais, comportamento do cliente etc.

Uma solução empresarial automatiza cálculos como esses, uma vez que já tem todos os dados armazenados e é dotada de capacidade de cruzamento de informações incomparável à do olho humano. Estoque de Segurança, Giro dos Estoques e Lote Econômico de Compra são outros indicadores possíveis de serem automatizados na área de compras/estoque por um ERP de alta performance.

Outro problema decorrente da falta de um bom ERP: muitas empresas desorganizam seus estoques pela ausência de um sistema eficiente de acompanhamento dos pedidos (follow-up). Com uma solução de alerta integrativa das áreas de supply, estoques e produção, é possível gerenciar o lead time de compras por meio de relatórios e avisos automáticos.

No ciclo financeiro, por sua vez, os impactos são também relevantes: integração direta na emissão de NF-e, balancetes dinâmicos e relatórios completos sobre as movimentações da empresa podem ser visualizados, inclusive no smartphone da gerência. Até as alterações na legislação são automaticamente importadas para a página inicial do sistema.

Toda essa nova dinâmica provê redução do tempo em cada etapa e, dessa forma, aumento de produtividade, queda de custos e diminuição de erros, criando um ciclo operacional mais curto e sustentável.

Fonte: Alterdata

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