6 estratégias aplicáveis para melhorar a gestão do tempo

Você já se perguntou como seria seu dia se ele tivesse mais de 24 horas, para que pudesse dar conta de tudo o que foi planejado?

E, porque algumas pessoas sempre possuem tempo suficiente para fazer várias atividades diferentes e conseguem realizar todas, enquanto outras nunca conseguem terminar nada?

Será que os dias realmente são curtos? 

Para a última pergunta, a resposta é não!

Essa sensação incômoda atinge um alto número de pessoas e revela uma grande dificuldade no dia a dia: a de se manter produtivo

Com um alto número de distrações e hábitos que podem ser errados muitas vezes acabando nos tornando vítimas da improdutividade devido a alguns hábitos ruins que mantemos ao longo do nosso dia a dia.

Mas a boa notícia é que dá pra fazer diferente e garantir uma gestão do tempo eficaz.

O que é a gestão do tempo?

A gestão do tempo é o processo de planejar como o tempo será dividido entre as atividades que precisam ser realizadas em uma rotina.

De forma geral, ela ajuda a gastar o tempo certo nas atividades corretas, melhorando assim o dia a dia e até mesmo a qualidade de vida no trabalho das pessoas.

“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”

Peter Drucker

6 estratégias para aplicar melhor o seu tempo

1. Liste suas tarefas

Para melhorar a gestão do tempo e iniciar cada dia ou semana, de acordo com o período de tempo que você estabelecer, é importante que tudo seja planejado com antecedência. 

Para isso, tire um momento para analisar suas pendências e projetos e prepare uma lista de tarefas, também conhecida como “checklist” ou “to-do-list”, anotando todas as atividades importantes que precisam ser realizadas.

Essa listagem irá te ajudar a se orientar melhor durante a realização do seu trabalho.

Também é importante seguir algumas regras para as atividades elencadas, como:

  • Realize cada tarefa por vez, sem pular e começar outro a menos que a anterior tenha sido finalizada;
  • Vá assinalando cada uma das tarefas cumpridas;
  • Conclua as tarefas de acordo com os prazos estipulados.

Além das regras, lembre-se de ser realista com o seu tempo e designar os prazos de forma coerente, pois não adianta elencar várias atividades já sabendo que eles estão apertados e são impossíveis de cumprir. 

De acordo com estudos, ao fazer a gestão das tarefas e ir marcando as finalizadas o cérebro recebe como um sistema de recompensa e satisfação, aumentando assim a motivação para a realização do trabalho.

2. Determine a prioridade de cada atividade

Após elencar as atividades a serem realizadas no período de tempo, é essencial que elas sejam priorizadas de acordo com seus níveis de importância e urgência.

Lembre-se: os dois termos significam coisas diferentes, e muitas vezes algumas tarefas que não são tão importantes podem até consumir mais tempo de resolução do que as que são, assim como algumas são mais urgentes que outras.

Para isso, uma boa ideia é utilizar a Matriz de Eisenhower, que ajuda a classificar as atividades como importante e não importante, e urgente e não urgente e pode tornar o processo mais simples e, aos poucos, natural, te ajudando na melhor gestão do tempo.

matriz eisehower para melhorar a gestão do tempo

3. Aprenda a dizer não

Antes de aceitar qualquer demanda, tarefa ou projeto que surja de surpresa na sua mesa, verifique sempre a sua lista de tarefas.

Caso você já esteja sobrecarregado com as atividades, saber dizer não de forma educada é uma regra que deve ser seguida a risca.

Além disso, não se sinta culpado. De nada adianta você assumir mais atividades para atender alguma demanda do gestor ou ajudar colegas que vão acabar fazendo com que outras sejam deixadas de lado, atrasando assim seus compromissos.

Respeite o que está na sua lista e o seu tempo sem se sobrecarregar.

4. Saiba delegar as tarefas

Muitas vezes acabamos assumindo e executando mais tarefas do que podemos, gerando assim um alto estresse, possíveis atrasos nas entregas e até mesmo diminuindo nossa produtividade. 

Isso pode ocorrer as vezes por falta de mais gente na equipe para realizar as atividades, mas também é importante observar se não estamos sendo centralizadores devido ao medo de outras pessoas não fazerem da forma como nós faríamos.

É importante entender que cada um tem um estilo de trabalho e que, por mais que elas não sejam executadas exatamente como faríamos, não significa que não serão bem feitas.

Tenha em mente isso ao repassar as atividades e que não significa que você estará fugindo das suas responsabilidades, mas sim as colocando na mão de outra pessoa competente, que irá te ajudar a não se sobrecarregar, e você ainda poderá acompanhar o andamento para que tudo saia direitinho.

5. Fuja da procrastinação

Com o enorme número de distrações que estão ao alcance da nossa mão, como as redes sociais no telefone, a procrastinação, uma das principais vilãs da produtividade, tende a tomar grande parte do nosso tempo e energia.

Isso acontece porque ficamos adiando nossas responsabilidades, como aquelas tarefas mais complicadas ou menos prazerosas, e parte do tempo que poderia ser gasto com aquilo é utilizado com outras atividades, o famoso “deixar para depois”. 

Para que isso não ocorra, uma boa dica é tentar deixar as distrações o mais distante possível e focar na importância de cada atividade e nos seus resultados, estimulando assim a execução.

6. Faça pausas

Sempre que o cansaço bater ou você se encontrar em um beco sem saída, não tenha medo de tirar um pouco do tempo para fazer uma pequena pausa para oxigenar a mente. 

Muitas vezes, quando estamos focados demais em uma atividade, acabamos deixando passar alguns detalhes devido ao cansaço.

Então, é importante levantar um pouco para beber uma água, tomar um café, trocar uma ideia, ou pedir opiniões a um colega de trabalho, ou até mesmo alongar um pouco o corpo.

Distraindo assim a sua mente e logo após, voltando reenergizado e pronto para abrir a mente e deixar as ideias fluírem. 

Quais os benefícios de uma melhor gestão do tempo?

  • Mais tarefas executadas. O gerenciamento do tempo ajuda a aumentar a produtividade, fazendo assim com que a lista de tarefas seja melhor executada e cada uma ocorra no tempo certo, de acordo com o planejamento;
  • Menos estresse. Gerenciar seu tempo reduz os problemas que podem ocorrer e, junto com eles, os possíveis estresses;
  • Maior controle das tarefas. Com uma gestão do tempo adequada você consegue ter uma melhor visibilidade da sua agenda e planejar seu dia a dia, reduzindo possíveis problemas e mantendo controle sobre tudo;
  • Menos retrabalho. Priorizar a gestão do tempo ajuda a melhorar o fluxo do trabalho, diminuindo assim os erros e a necessidade de realizar retrabalhos;
  • Mais foco. A gestão do tempo permite que suas energias sejam alocadas para as atividades de maior impacto, dedicando mais tempo para o que realmente é relevante.

Fonte:UCJ

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